MSG tới Markdown: Tạo chuỗi Outlook dễ đọc cho mô hình
Một chuỗi 40 tin nhắn về việc gia hạn hợp đồng chứa toàn bộ quyết định - ai đề xuất cái gì, ai bị đẩy lùi khi các điều khoản thực sự thay đổi. Nó cũng gần như không thể đọc được vì mỗi câu trả lời đều mang theo một bản sao của mọi thứ trước nó, được bao bọc trong các dấu trích dẫn mà ba ứng dụng email khác nhau không đồng ý về. Dán nó vào cửa sổ trò chuyện và bạn sẽ nhận được một bức tường văn bản màu xám nơi xuất hiện đoạn văn tương tự mười một lần.
Chuyển đổi MSG sang Markdown là về việc tạo hình dạng cho mớ hỗn độn đó. Tiêu đề trở thành một nhãn
khối ở trên cùng, do đó, từ, đến, cc, chủ đề và ngày gửi là những sự kiện rõ ràng chứ không phải là điều gì đó
mô hình phải đoán từ ngữ cảnh. Phần thân giữ các đoạn văn và danh sách của nó. Các câu trả lời được trích dẫn vẫn hiển thị rõ ràng
lồng vào nhau thay vì dàn trải vào văn xuôi xung quanh. Kết quả là một tài liệu trong đó "ai đã nói gì,
và khi nào" có thể trả lời được. Thả một .msg tập tin vào công cụ chuyển đổi ở trên — miễn phí, không cần đăng ký,
Giới hạn 50 MB.
Tệp .msg thực sự là gì
Hầu hết mọi người đều gặp .msg một cách tình cờ. Ai đó kéo email ra khỏi Outlook vào màn hình của họ
và gửi cho bạn tệp kết quả hoặc họ sử dụng Tệp > Lưu dưới dạng và chọn "Định dạng thư Outlook". Hoặc
theo cách bạn kết thúc với một tệp duy nhất chứa một email.
Dưới mui xe nó không phải là văn bản. A .msg là một tệp nhị phân phức hợp - có cùng cấu trúc OLE
thùng chứa Microsoft cũ đã qua sử dụng .doc và .xls tập tin, một bản thu nhỏ
hệ thống tập tin với các thư mục và luồng bên trong một tập tin. Mỗi phần của email tồn tại trong luồng riêng của nó
được đặt tên theo thẻ thuộc tính MAPI: chủ đề trong một, nội dung trong một thẻ khác, mỗi người nhận được đánh số riêng
lưu trữ, mỗi phần đính kèm trong một phần khác. Mở nó trong trình soạn thảo văn bản sẽ cho bạn một màn hình nhiễu nhị phân với
một vài từ dễ nhận biết trôi nổi trong đó.
Tương đương mở là .eml, chỉ là một thông báo RFC 5322 — tiêu đề, một dòng trống, sau đó
phần thân MIME — và bạn có thể đọc được phần này một cách thực sự trong Notepad. Thunderbird, Apple Mail và hầu hết webmail
xuất khẩu sản phẩm .eml. Outlook tạo ra .msg. Sự khác biệt đó là lý do tại sao rất nhiều
mọi người cuối cùng tìm kiếm cách mở tệp .msg mà không cần Outlook: tập tin vẫn ổn,
bạn chỉ không có một ứng dụng coi nó là bản địa. Chuyển đổi nó là con đường ngắn nhất
để đọc nó và bạn sẽ nhận được thứ gì đó mà bạn có thể tìm kiếm và dán làm phần thưởng.
Bề mặt chuyển đổi là gì
Có ba lớp xuất hiện và bạn cần biết lớp nào là lớp nào trước khi bắt đầu nhắc nhở chúng.
- Tiêu đề. Từ, đến, cc, chủ đề và ngày gửi, được hiển thị dưới dạng khối được gắn nhãn
chứ không phải bị chôn vùi trong văn xuôi. Đây là phần Markdown hoạt động tốt hơn đáng kể so với văn bản phẳng — a
đọc mô hình
**From:** Priya Ramanbiết đó là siêu dữ liệu chứ không phải một câu ai đó đã viết. - Cơ thể. Thông điệp chính nó. Nếu người gửi viết bằng HTML — đây là công việc phổ biến nhất email — tiêu đề, in đậm, danh sách dấu đầu dòng và siêu liên kết ánh xạ vào các mục tương đương Markdown của chúng. Nếu họ viết bằng văn bản thuần túy, bạn sẽ có được các đoạn văn như đã đánh máy, sạch sẽ hơn nhưng phẳng hơn.
- Chuỗi được trích dẫn. Mọi thứ bên dưới dòng "Vào Thứ Ba, X đã viết:". Nó ở lại, thụt lề và tách biệt, bởi vì trong một cuộc đàm phán, chuỗi thường quan trọng hơn thông điệp hàng đầu.
Các tập tin được chuyển đổi và trao lại, không được lưu trữ. Email thường xuyên mang tính cá nhân hoặc nhạy cảm về mặt thương mại, vì vậy hãy áp dụng bất kỳ quy tắc nào mà tổ chức của bạn có về việc xử lý thư từ trước khi tải thư công việc lên.
Vấn đề lặp lại chuỗi phản hồi
Đây là điều kỳ quặc mà mọi người đều chú ý và đáng để hiểu hơn là làm việc một cách mù quáng.
Email trả lời được tích lũy. Tin nhắn thứ mười hai trong một chuỗi chứa các tin nhắn từ một đến mười một bên trong nó. Vì vậy, nếu bạn xuất nhiều tin nhắn từ cùng một cuộc trò chuyện và chuyển đổi tất cả chúng thì bạn sẽ không chuyển đổi được mười hai tin nhắn — bạn đang chuyển đổi khoảng bảy mươi tám bản sao tin nhắn, bởi vì mỗi tin nhắn kéo theo tổ tiên đi cùng. Tin nhắn đầu tiên trong một chuỗi dài có thể xuất hiện trong đầu ra của bạn gấp chục lần.
Bây giờ thêm khối chữ ký. Mỗi tin nhắn đều lặp lại tên, chức danh, số điện thoại và văn phòng của người gửi địa chỉ. Thêm tuyên bố từ chối trách nhiệm pháp lý của công ty - "email này và mọi tệp đính kèm đều được bảo mật" đoạn văn — mà nhiều tổ chức tự động thêm vào mọi thư gửi đi, bao gồm cả thư trả lời. Trong một chuỗi dài, bản soạn sẵn có thể thực sự có giá trị hơn nội dung thực tế.
Hai phản ứng thực tế. Đầu tiên, nếu bạn chỉ muốn toàn bộ lịch sử của chuỗi, hãy chuyển đổi hầu hết tin nhắn gần đây - nó đã chứa mọi thứ. Việc chuyển đổi toàn bộ thư mục chủ yếu khiến bạn bị sao chép. Thứ hai, kiểm tra bộ đếm mã thông báo bên dưới đầu ra trước khi bạn dán vào bất kỳ đâu. Một sợi dây trông giống như một Một vài trang trên màn hình có thể tốn kém một cách đáng kinh ngạc khi bạn đếm số lần lặp lại và xem số lượng trước đó đã phát hiện ra nó từ một lỗi cắt ngắn.
Nơi cấu trúc được đền đáp
Markdown là lựa chọn phù hợp ở đây bất cứ khi nào bạn quan tâm đến thuộc tính và trình tự — đó là hầu hết thời gian với email:
- Xây dựng lại một đường dẫn quyết định. "Chúng tôi đã đồng ý với thời hạn thanh toán 60 ngày từ khi nào và ai đã ký tên?" Một mô hình có thể trả lời câu hỏi đó từ một luồng có cấu trúc với các tiêu đề ngày tháng. Từ làm phẳng văn xuôi nó sẽ phòng ngừa, hoặc tệ hơn, tự tin gán một dòng cho sai người.
- Tóm tắt một cuộc đàm phán. Vị trí di chuyển theo thời gian. Mức độ trích dẫn dễ đọc cho phép Người mẫu thấy rằng đoạn ba của thông điệp chín là trích dẫn của thông điệp bốn, không phải là một tuyên bố mới.
- Kéo ra các mục hành động. Danh sách dấu đầu dòng tồn tại dưới dạng danh sách dấu đầu dòng, vì vậy "các bước tiếp theo" chặn ai đó gõ tin nhắn thứ sáu xuất hiện dưới dạng một danh sách chứ không phải là một câu chạy tiếp.
- Giấy tờ bàn giao. Chuyển đổi chủ đề, giữ Markdown bên cạnh ghi chú dự án, và người nhặt nó trong sáu tháng có lý do chứ không chỉ là kết quả.
- Chuẩn bị thư từ để xem xét. Những người đánh giá pháp lý, nhân sự và tuân thủ muốn người gửi, danh sách người nhận và dấu thời gian có thể nhìn thấy nhanh chóng. Khối tiêu đề được gắn nhãn mang lại cho họ điều đó mà không cần mở ứng dụng thư khách.
Nếu không điều nào trong số đó áp dụng được — bạn đang lập chỉ mục hàng nghìn thư để tìm kiếm hoặc nhúng chúng — thì đánh dấu là chi phí chung mà bạn không cần và MSG thành văn bản thuần túy là tốt hơn gọi. Chuyển đổi định dạng ở đầu trang này chuyển đổi giữa hai định dạng và chứa tệp bạn đã chọn qua, do đó so sánh chi phí của một cú nhấp chuột thay vì tải lên lại.
Tệp đính kèm và thực hiện toàn bộ chủ đề cùng một lúc
A .msg có thể mang các tệp đính kèm bên trong nó - đó là một phần của định dạng tệp hỗn hợp.
Những gì xuất hiện từ trình chuyển đổi là nội dung tin nhắn: tiêu đề, nội dung, chuỗi trích dẫn. Đính kèm
PDF hợp đồng hoặc bảng tính ngân sách không được trích xuất riêng, vì vậy nếu bạn cũng cần nội dung của nó, hãy lưu nó
ra khỏi email và chuyển nó thành tập tin riêng. Đó là một công việc kéo dài hai phút với
PDF sang Markdown đối với tài liệu,
Word sang Markdown cho DOCX, hoặc
Excel tới Markdown cho
bảng tính, nơi cấu trúc bảng thực sự tồn tại.
Hình ảnh nội tuyến là một vấn đề có liên quan. Ảnh chụp màn hình được dán vào nội dung email là hình ảnh và không có OCR ở đây, do đó, một thông báo có toàn bộ nội dung là ảnh chụp màn hình lỗi sẽ chuyển thành gần như không có gì. Không có gì bị hỏng - không bao giờ có bất kỳ văn bản nào để trích xuất.
Đối với nhiều hơn một hoặc hai tin nhắn, hãy nhóm chúng lại. Chọn .msg các tập tin, nén chúng vào một
kho lưu trữ duy nhất và chạy nó qua
ZIP tới Markdown — mọi
tập tin được hỗ trợ bên trong sẽ được chuyển đổi trong một lần tải lên. Đó là động thái tự nhiên khi bạn kéo toàn bộ
Thư mục Outlook ra đĩa và muốn thư từ dưới dạng một tài liệu có thể đọc được.
Câu hỏi thường gặp
Làm cách nào để chuyển đổi tệp .msg Outlook thành Markdown?
Tải thư ở trên lên và thư trở lại dưới dạng Markdown — tiêu đề dưới dạng khối được gắn nhãn, phần nội dung bên dưới với định dạng được giữ nguyên ở nơi nó ánh xạ. Miễn phí, 50 MB mỗi tệp, không cần tài khoản và không cần cài đặt Outlook để đọc tệp.
Tại sao Markdown thay vì văn bản thuần túy cho email?
Bởi vì một email có nhiều phần và Markdown tách chúng ra. Người gửi, người nhận, chủ đề và ngày nằm trong một khối được phân tách rõ ràng phía trên nội dung thay vì chạy vào đoạn đầu tiên. Chuỗi trả lời được trích dẫn vẫn có thể được nhận dạng dưới dạng dấu ngoặc kép. Để dán tin nhắn vào phiếu hoặc tài liệu, sự phân tách đó là toàn bộ giá trị - nếu không văn bản thuần túy đơn giản hơn.
Chuỗi phản hồi được trích dẫn có thể đọc được không?
Thông thường. Một chuỗi dài chuyển đổi thành các mức trích dẫn khối lồng nhau, vì vậy bạn có thể xem câu trả lời nào nằm bên trong câu trả lời nào. Giới hạn là chuỗi trả lời được định dạng bởi bất kỳ khách hàng nào đã viết chúng và không có tiêu chuẩn nào — một chuỗi đã được chuyển qua Outlook, Gmail và ứng dụng khách điện thoại ba lần sẽ chuyển đổi thành một thứ gì đó có cấu trúc trung thực và lộn xộn về mặt thị giác.
Email có định dạng HTML có chuyển đổi tốt hơn email thông thường không?
Nó có nhiều thứ hơn để làm việc. Nội dung HTML mang đánh dấu thực sự — tiêu đề, danh sách, liên kết, bảng — và những ánh xạ đó trực tiếp vào Markdown. Một email văn bản đơn giản chỉ có ngắt dòng và quy ước, vì vậy kết quả đầu ra gần giống với những gì bạn đã bắt đầu. Email tiếp thị chứa đầy bảng bố cục là trường hợp xấu nhất và chuyển thành thứ không đáng đọc.
Tôi có thể sử dụng tính năng này để lưu trữ tin nhắn vào kho lưu trữ hoặc wiki không?
Đó là cách sử dụng hợp lý - Markdown bền, có thể phân biệt, có thể phân tách và có thể đọc được mà không cần bất kỳ ứng dụng thư khách nào, nhiều hơn những gì có thể nói đối với một thư mục .msg tập tin. Chuyển đổi tin nhắn, cam kết đầu ra và chuỗi vẫn có thể tìm kiếm được sau mười năm. Các tệp đính kèm sẽ cần được lưu riêng.
Phần còn lại của bộ công cụ
MSG là một trong những định dạng được xử lý bởi File2Txt, cần bất kỳ sự hỗ trợ nào tệp từ một lần tải lên nếu bạn không muốn chọn một trang. Đối với nội dung trang web, Web2Txt xóa một URL vào Markdown — hữu ích khi một chủ đề liên tục tham chiếu đến một thông số kỹ thuật trực tuyến. Về mặt mã, bạn có thể chuyển đổi một GitHub kho lưu trữ thành văn bản hoặc một thư mục trên máy của bạn, sau đó đưa một mô hình chuỗi email và việc triển khai cùng nhau. các hướng dẫn chuẩn bị tài liệu cho LLM bao gồm các lập luận chung đằng sau tất cả những điều này.
Repo2Txt được xây dựng và duy trì bởi v12hero, một nhà phát triển độc lập xây dựng các ứng dụng web và ứng dụng gốc ưu tiên quyền riêng tư.